עוד לפני שמתחילים לבנות את הקייטנות, אנחנו עוצרים כדי להבין את השטח:

• זיהוי צרכים, מאפיינים ואתגרים של ילדי העיר והקהילה.

• בחינת צורכי ההורים והמשפחות.

• התאמת מודל הקייטנות לאופי הארגון, העיר והקהילה.

• מתן מענה לרעיונות, צרכים ובקשות ייחודיות של הארגון.

• בניית תכנית עבודה כוללת למערך הקייטנות.

• בניית לוחות זמנים, אבני דרך ותחומי אחריות.

• זיהוי מוקדם של פערים ואתגרים שונים.

קייטנה איכותית היא הרבה מעבר למסגרת שמירה על הילדים.

אנחנו מסייעים בבניית חוויה איכותית, מגוונת ומותאמת לילדים.

• בניית תכנית החוגים והפעילויות בכל קייטנה.

• התאמת התכנים לגילאים, לצרכים ולמאפייני הקהילה.

• בניית ימי שיא ופעילויות מיוחדות.

• תכנון יציאות, טיולים ופעילויות מחוץ למסגרת.

• בחירת ספקי תוכן וחוגים.

• תיאום וניהול העבודה מול ספקי התוכן.

• יצירת רצף תוכני וחווייתי לאורך תקופת הקייטנה.

הצוות הוא אחד הגורמים המרכזיים להצלחת הקייטנה.

לכן אנו מלווים את תהליך בניית הצוות – מהבחירה ועד לעבודה בשטח.

• בחירת צוותי ההדרכה יחד עם מנהל/ת מערך הקייטנות.

• בניית תהליך מיון, בחירה וקליטת עובדים.

• הגדרת תפקידים ואחריות.

• הדרכות והשתלמויות צוות לקראת פתיחת הקייטנה.

• הכשרת מנהלי/ות הקייטנות.

• הכנת תיק הדרכה מסודר לכל אנשי הצוות.

• בניית כלי עבודה ונהלים לצוותים.

• יצירת שפה מקצועית ואחידה לכלל עובדי המערך.

• הכנת הצוות להתמודדות עם מצבים ואתגרים במהלך הקייטנה.

ניהול קייטנות מחייב היכרות עם הדרישות, הנהלים והממשקים הרלוונטיים.

אנו מלווים את הארגון בתהליך ההיערכות והעבודה מול הגורמים הרלוונטיים, ובכלל זה:

• עבודה בהתאם לחוזר מנכ"ל קייטנות ולדרישות הרלוונטיות.

• תיאום וניהול המערך מול משרד החינוך.

• תיאום ההשתלמויות וההכשרות הנדרשות למנהלי הקייטנות.

• ליווי תהליך הנפקת אישורי הרישוי לכל קייטנה.

• מעקב אחר דרישות, מסמכים, אישורים ולוחות זמנים.

• עבודה מול כלל הממשקים העירוניים והארגוניים הנדרשים.

המטרה: להגיע לפתיחת הקייטנות כאשר המערך מוכן, מסודר ועומד בדרישות.

מאחורי כל קייטנה מוצלחת עומדת מערכת תפעולית שלמה.

אנו מסייעים בבניית התשתית שתאפשר לקייטנות לפעול בצורה חלקה:

• בניית מערך הציוד והלוגיסטיקה לכל קייטנה.

• הגדרת צרכים ורשימות ציוד.

• תכנון והקמת מערך ההסעות.

• בחירת ספקי הסעות ותיאום העבודה מולם.

• בניית תהליכי עבודה וממשקים מול הספקים.

• תיאום מול ספקים נוספים – חוגים, תוכן, ציוד ושירותים.

• מעקב אחר מוכנות הקייטנות לפתיחה.

החוויה של ההורה מתחילה הרבה לפני שהילד מגיע לקייטנה.

לכן אנו מסייעים ביצירת תהליך ברור, מסודר ושירותי – מרגע הרישום ועד סיום הקיץ.

• ניהול וליווי מערך הרישום.

• עבודה משותפת עם אגף השיווק וגורמי הארגון.

• יצירת מידע ברור ואחיד להורים.

• הכנת מכתבי היערכות להורים לקראת פתיחת הקייטנה.

• הכנת מידע והנחיות להורים לקראת יציאות, טיולים ופעילויות מיוחדות.

• התייחסות לפניות, בקשות וצרכים של הורים.

• מתן מענה ראוי, מקצועי ושירותי לסוגיות העולות מהשטח.

• יצירת מנגנוני תקשורת ברורים בין ההורים, הקייטנות והארגון.

מערך קייטנות מצליח מחייב שיתוף פעולה בין גורמים רבים.

אנו מסייעים לתכלל את העבודה מול:

• הנהלת הארגון.

• מנהל/ת מערך הקייטנות.

• אגף משאבי אנוש.

• אגף השיווק.

• אגף הכספים.

• מזכירות ומערכי שירות.

• גורמי תפעול ולוגיסטיקה.

• משרד החינוך.

• ספקים ונותני שירות.

• גורמים עירוניים נוספים.

המטרה היא למנוע "נפילות בין הכיסאות" ולוודא שכל גורם יודע מה עליו לעשות, מתי ובשיתוף עם מי.

בחירת הספקים הנכונים היא חלק משמעותי מהצלחת המערך.

הליווי כולל:

• הגדרת הצרכים והדרישות מכל ספק.

• סיוע בבחירת ספקים מתאימים.

• בחירת ספקי חוגים ותוכן.

• בחירת ספקי הסעות.

• תיאום העבודה מול הספקים.

• מעקב אחר ביצוע והיערכות.

• טיפול בפערים ובבעיות מול ספקים.

• יצירת ממשק עבודה ברור בין הספקים לבין מנהלי הקייטנות והארגון.

בקיץ תמיד יהיו מצבים בלתי צפויים.

היערכות מקצועית מאפשרת לארגון להתמודד איתם בצורה מהירה, אחראית ושקולה.

• זיהוי מוקדם של סיכונים ואתגרים.

• בניית תרחישים ומענים למצבים בלתי צפויים.

• הגדרת מנגנוני קבלת החלטות.

• הגדרת תחומי אחריות וסמכות בזמן אירוע.

• היערכות למצבי חירום, ביטולים, שינויים ומחסור בכוח אדם.

• בניית מנגנוני תגובה למצבים תפעוליים בלתי צפויים.

• יצירת שפה ונהלים ברורים להתמודדות עם אירועים בשטח.

התפקיד שלנו אינו מסתיים ביום פתיחת הקייטנה.

אנו ממשיכים ללוות את המערך גם בזמן אמת.

• מעקב אחר ביצוע התכנית.

• בקרה על איכות הפעילות.

• ביקורים ובקרות בקייטנות, בהתאם למודל העבודה.

• זיהוי בעיות ומתן פתרונות בזמן אמת.

• מעקב אחר עבודת הצוותים והספקים.

• קבלת משוב ממנהלי הקייטנות ומהצוותים.

• קבלת משוב מהורים.

• התייחסות לפניות ולסוגיות העולות במהלך הקיץ.

• בחינת שביעות רצון ואיכות השירות.

הקיץ מסתיים – אבל העבודה המקצועית ממשיכה.

בסיום המערך אנו מרכזים את הידע והניסיון שנצברו ומתרגמים אותם לתובנות מעשיות.

• קבלת משוב מהורים, ילדים וצוותים.

• ניתוח הצלחות ואתגרים.

• בחינת עמידה ביעדים.

• זיהוי נקודות לשימור ולשיפור.

• הפקת דוח מסכם לארגון.

• גיבוש המלצות אופרטיביות.

• יצירת בסיס מקצועי לתכנון הקיץ הבא.